Privacywetgeving (AVG)

Privacywetgeving (AVG)

PRIVACYVERKLARING

De privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens verwerkt worden, voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt en welke maatregelen zijn getroffen om de verwerking rechtmatig, behoorlijk en transparant te laten plaatsvinden conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

1. GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS

1.1 Documentatie en doel persoonsgegevens
In onderstaande tabel is aangegeven welke persoonsgegevens van leden worden gedocumenteerd en met welk doel. Alle persoonsgegevens worden verzameld met als doel het uitvoeren van de overeenkomst die aangegaan wordt met de vereniging door middel van het lidmaatschap.

Gebruik gegevens voor  Welke gegevens 
Incasseren contributie 
  • Voor- en achternaam
  • Adres 
  • Telefoonnummer 
  • E-mailadres 
  • Bankgegevens 
  • Betaalgegevens 

 

Versturen nieuwsbrief en andere informatie  E-mailadres 
Informeren actuele zaken  Telefoonnummer
Statistiek en inzicht  Geboortedatum, duur lidmaatschap, trainer, kledingbezit
Sociale attentie Adres, telefoonnummer 

 

1.2 Bijzondere persoonsgegevens
Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke – of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d. Dat soort gegevens is niet nodig voor het doel van onze vereniging: lidmaatschap en de deelname aan activiteiten.  

Bijzondere gegevens welke mondeling worden gemeld aan bestuur of trainers worden niet gedocumenteerd. Bijzondere gegevens die door leden schriftelijk worden gemeld aan bestuur of trainers worden vertrouwelijk behandeld, de ontvanger bespreekt met het betreffende lid of en hoe deze informatie bewaard en gedocumenteerd wordt en voor welke periode. Het lid kan te allen tijde aangeven dat deze gegevens verwijderd of vernietigd dienen te worden.   

1.3 Verzamelen en bewaren persoonsgegevens
Persoonsgegevens van nieuwe leden worden door de trainers verzameld middels het inschrijfformulier. Het formulier wordt persoonlijk aan de ledenadministratie overhandigd. Deze zorgt voor digitalisering in Epass Online waarna het originele formulier wordt vernietigd.  

Persoonsgegevens van leden worden bewaard tot het einde van het boekjaar waarin het lidmaatschap wordt beëindigd. Na verwerking van gegevens voor statistieken worden alle gegevens van gestopte leden verwijderd door de ledenadministratie.

1.4 Toegang persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden gedocumenteerd via Epass Online. Alvorens toegang wordt verkregen tot dit systeem wordt middels de vrijwilligersovereenkomst getekend voor kennisneming van het privacybeleid en de meldingsplicht.  

Volledige toegang tot Epass Online wordt verleend aan de ledenadministratie en het bestuur. Beperkte toegang wordt verleend aan de trainers (alleen toegang tot gegevens leden in eigen loopgroep). Gegevens mogen niet worden doorgegeven aan overige leden zonder toestemming van de betreffende persoon.

2. BEVEILIGING PERSOONSGEGEVENS

Gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de in deze verklaring genoemde doeleinden. Gegevens worden opgeslagen in Epass Online (verwerker) waarmee door de vereniging (verwerkingsverantwoordelijke) een verwerkingsovereenkomst is gesloten. In deze overeenkomst staat onder andere vermeld dat de verwerker de gegevens niet zal verwerken voor andere doeleinden dan overeengekomen en dat de gegevens eigendom blijven van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker garandeert naleving van wet- en regelgeving. De verwerkingsovereenkomst is door leden te allen tijde ter inzage op te vragen bij het bestuur.  

Vrijwilligers met toegang tot persoonsgegevens dragen zorg voor een veilige internetomgeving en zijn verplicht (potentiële) datalekken direct te melden aan het bestuur.

3. GEBRUIK FOTO- EN VIDEOMATERIAAL

Leden en niet-leden geven door deelname aan door de vereniging georganiseerde activiteiten automatisch toestemming tot het gebruik van foto- en videomateriaal voor de website en andere sociale media. Dit geldt ook voor eventueel aanwezige kinderen.

4. MELDINGEN EN/OF KLACHTEN

(Potentiële) datalekken door eigen of andermans handelen dienen direct te worden gemeld aan het bestuur. Alle meldingen en klachten worden door het bestuur gedocumenteerd en adequate technische en organisatorische maatregelen worden ondernomen waar nodig. 

Voor inzicht, wijzigen of verwijderen van persoonsgegevens kunnen leden direct contact opnemen met de ledenadministratie.

VERKLARING KENNISNEMING PRIVACYVERKLARING

De vrijwilliger verklaart hiermee kennis te hebben genomen van het privacybeleid van de vereniging (onderdeel van het huishoudelijk reglement) en zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan door onder andere zorg te dragen voor een veilige internetomgeving wanneer ingelogd wordt in het ledenadministratiesysteem.  

De vrijwilliger is op de hoogte van de meldingsplicht in geval van een datalek door eigen of andermans handelen.